Algemene Voorwaarden
1 Toepasselijkheid
1.1 Algemeen
Deze algemene voorwaarden (“Voorwaarden”) zijn van toepassing tussen ALL4YOU, een besloten vennootschap met zetel te Rosmolen 21, 2830 Willebroek, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 1019.471.879 (RPR Antwerpen, afdeling Mechelen) (de “Vennootschap”) en een (al dan niet publiekrechtelijke) (rechts)persoon die een opdracht toevertrouwt aan de Vennootschap (“Klant(en)”).
De Voorwaarden zijn van toepassing op en maken integraal deel uit van alle aanbiedingen, offertes, bestekken, facturen, (order)bevestigingen, creditnota’s en overeenkomsten met betrekking tot het leveren van diensten in het algemeen en administratieve dienstverlening in het bijzonder (samen de “Diensten”) door de Vennootschap of een aangestelde van de Vennootschap in voorkomend geval (“Aangestelde”).
De Voorwaarden zijn, als kaderovereenkomst, niet alleen van toepassing op de initiële opdracht van de Klant aan de Vennootschap, maar ook op alle gebeurlijke navolgende opdrachten en Diensten, tenzij voor een welbepaalde opdracht schriftelijk andere afspraken gemaakt zouden zijn.
In deze Voorwaarden zal onder “Consument” worden verstaan elke natuurlijke persoon die de uitvoering van de Diensten verzoekt van de Vennootschap voor doeleinden die geen verband houden met zijn of haar handels-, bedrijfs-, ambachts- of beroepsactiviteit, in de zin van artikel I.1,2° WER.
1.2 Voorrang
Aanvullende en/of afwijkende bedingen, voorwaarden of nadere afspraken zijn alleen van kracht indien de Vennootschap deze uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard en slechts aanvullend op deze Voorwaarden. De toepasselijkheid van gebeurlijke algemene (aankoop)voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
1.3 Wijziging van deze Voorwaarden
De Vennootschap heeft het recht om deze Voorwaarden van tijd tot tijd te wijzigingen, mits voorafgaande kennisgeving aan de Klant. Bij gebreke aan schriftelijk protest binnen de acht (8) dagen na kennisgeving van de gewijzigde tekst, wordt de Klant geacht te hebben ingestemd met de gewijzigde tekst en bindt deze gewijzigde tekst de Klant voor de toekomst.
2 Voorwerp van de Diensten en offertes.
2.1 Voorwerp – aard van de diensten
De Vennootschap en Klant zullen het precieze voorwerp van de Diensten van de Vennootschap bij aanvang van de werkzaamheden overeenkomen en, indien nodig, bij de verdere uitvoering aanpassen of uitbreiden (e.g. adviesverlening, bijstand bij het op orde stellen van de administratie, opvolgen van facturatie, logistieke of HR ondersteuning, of optreden als lasthebber voor welbepaalde taken).
De eventuele aanpassing of uitbreiding van haar Diensten kan vormvrij gebeuren en kan onder meer blijken uit correspondentie (e.g. weergaves door de Vennootschap van mondelinge opdrachten die haar door de Klant gegeven zijn, dewelke door de Klant niet tegengesproken zijn, uit de (stilzwijgende) aanvaarding van prestaties of betaling van facturen).
Tenzij uit de aard van de betreffende Diensten zonder enige mogelijke twijfel blijkt dat het om een resultaatsverbintenis gaat dan wel dit uitdrukkelijk en schriftelijk overeengekomen werd, zijn de verbintenissen van de Vennootschap geen resultaatsverbintenissen maar inspanningsverbintenissen.
2.2 Plaats van uitvoering
De plaats van uitvoering van (betaling voor) de verbintenissen van de Vennootschap is op de zetel van de Vennootschap, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
2.3 Offertes, aanbiedingen en informatieplicht
Offertes en aanbiedingen van de Vennootschap zijn vrijblijvend en te allen tijde door de Vennootschap herroepbaar. Zij worden behoudens uitdrukkelijk andersluidende overeenkomst afgeleverd op basis van de gegevens verstrekt door de Klant en gelden slechts voor zover die gegevens actueel, correct en volledig zijn, zonder dat de Vennootschap gehouden is om deze gegevens te controleren.
Van de Klant wordt gevraagd steeds relevante en volledige informatie te verschaffen op een gestructureerde wijze, zijn volle medewerking te verlenen bij de uitvoering van de Diensten en de Vennootschap over alle aspecten van de Diensten, in het bijzonder degene die gevolgen (kunnen) hebben op de verschuldigde vergoedingen, op voorhand in te lichten. Alle meerprijzen, kosten of schade veroorzaakt door verouderde, onjuiste of onvolledige gegevens zijn ten laste van de Klant.
2.4 Aanvaarding
De Vennootschap is slechts gebonden door een offerte of aanbieding na haar schriftelijke bevestiging van de bestelling van de Klant die is gebaseerd op de relevante offerte of aanbieding, waarna deze vervolgens bindend zijn voor partijen. Aanvaarding van een offerte van de Vennootschap houdt tevens aanvaarding van haar Voorwaarden in.
Betaling dan wel begin van uitvoering van de werkzaamheden geldt niet-limitatief als goedkeuring door de Klant van de offerte.
2.5 Leveringstermijnen – overmacht of wanbetaling
Leveringstermijnen zijn louter indicatief en binden de Vennootschap niet, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen. Zelfs in geval van een bindende leverings- en uitvoeringstermijn behoudt de Vennootschap zich het recht voor om de levering en/of uitvoering van Diensten uit te stellen of op te schorten in geval van overmacht of wanbetaling. Vertraging in de levering geeft geen recht op schadevergoeding noch op ontbinding van de overeenkomst.
3 Vergoeding
3.1 Algemeen
De Vennootschap zal haar Diensten en (door te rekenen en voorgeschoten) kosten periodiek aanrekenen aan de Klant d.m.v. een factuur (in principe maandelijks en alleszins op de tijdstippen die voorgeschreven zijn door de btw-wetgeving).
De Vennootschap kan de periodiciteit van haar facturen aanpassen indien de omvang van de gepresteerde werkzaamheden of de grootte van het aan te rekenen bedrag zulks verantwoorden.
Tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven zijn alle bedragen uitgedrukt in euro (EUR), gelden zij slechts voor de uitdrukkelijk overeengekomen Diensten en zijn zij steeds exclusief kosten, BTW en andere taksen of heffingen.
Enkel op de voorgeschoten kosten zal, onder de voorwaarden bepaald in de BTW wetgeving, geen BTW aangerekend worden.
3.2 Tarief en kosten
Het verschuldigde bedrag van de factuur wordt opgesplitst in de volgende posten: (1) gepresteerde uren en (2) kosten.
De Klant erkent ingelicht te zijn dat het bedrag aan Diensten en kosten dat hij verschuldigd is aan de Vennootschap naast de hieronder vermelde factoren ook afhankelijk is van verschillende andere factoren, waarop de Vennootschap geen vat heeft en waarop soms ook de Klant geen vat heeft (e.g. de complexiteit van de zaak, het aantal vragen, e-mails en telefoongesprekken, de effectieve tijdsbesteding, de hoeveelheid, pertinentie, volledigheid en kwaliteit van de informatie die aangeleverd wordt en de (al dan niet gestructureerde) wijze waarop deze aangeleverd wordt). Ook kleine, snelle of tussentijdse vragen, telefonisch of per e-mail, vergen tijd om ze genuanceerd te beantwoorden. De urgentie waarmee handelingen gesteld moeten worden, kan ertoe leiden dat zij tijdsintensiever worden (bijv. omdat een document onmiddellijk persoonlijk ergens ingediend moet worden, in plaats van toegezonden via de post).
Gelet op al voormelde, vaak onzekere, factoren is het meestal onmogelijk om de totale kostprijs van het dossier vooraf volledig in te schatten. De Vennootschap zal de Klant bij de aanvang van zijn dossier naar best vermogen hierover een inschatting geven. De Klant kan tijdens de uitvoering van de Diensten steeds een actualisering vragen.
(1) De verrichte Diensten (uren) worden onder de post uren aangerekend.
Tenzij schriftelijk anders overeengekomen worden zij aangerekend (a) op basis van de gepresteerde tijdseenheden, volgens de basisuurtarieven door de Vennootschap gehanteerd voor de medewerker(s) die de werkzaamheden verricht heeft (hebben) op het tijdstip dat deze werkzaamheden verricht werden, of (b) op basis van een vooraf opgemaakte (al dan niet conditionele) prijsinschatting.
Een tijdseenheid beloopt vijf (5) minuten. Iedere aangevatte tijdseenheid kan in rekening gebracht worden als een volledige tijdseenheid. Het tarief per tijdseenheid bedraagt één vijftigste van het uurtarief.
De eigen tijdsregistratie door de Vennootschap in haar (software)systeem, aan de hand van beknopte omschrijvingen ingedeeld in categorieën, wordt door de partijen als bewijs aanvaard van de door de Vennootschap gepresteerde tijd.
De basisuurtarieven die door de Vennootschap gehanteerd worden zijn de volgende:
“€65,- tot € 150,- excl. 21% BTW.”, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.
De Vennootschap mag dit basisuurtarief aanpassen in functie van de aard van de zaak, de inzet van de zaak, de moeilijkheidsgraad van de zaak, de ervaring of de specialisatie van de behandelende medewerker en/of het dringend karakter van de Diensten.
(2) Onder de post kosten worden de volgende zaken aangerekend in voorkomend geval:
(i) kosten voor de opening van het dossier, dactylografiekosten, afdruk- en kopiekosten in een beperkte hoeveelheid op een standaardpapierformaat op een kantoorapparaat en verzendingskosten voor verzending van brieven in genormaliseerd formaat per gewone post in België. Dergelijke kosten kunnen forfaitair aangerekend worden op basis van vijf (5) procent van de aangerekende Diensten; en
(ii) kosten die de Vennootschap heeft voorgeschoten aan derden in het kader van de uitvoering van de Diensten (niet-limitatief: kantoren rechtszekerheid, ondernemingsloketten, het Belgisch Staatsblad, het Rijksregister, het Centraal Register Solvabiliteit, andere registers en databanken, advocaten, gerechtsdeurwaarders, notarissen, vertalers, boekhouders, accountants, revisoren, deskundigen en (binnenlandse en buitenlandse al dan niet openbare) instanties, andere afdruk- en kopiekosten dan hiervoor genoemd en andere verzendingskosten dan hiervoor genoemd (bv. per aangetekende brief of per koerier) en parkeerkosten).
Dergelijke kosten worden aangerekend op basis van de werkelijk gedragen kosten.
3.3 Verplaatsingen en wachttijd
Verplaatsingstijd en wachttijd worden naar verstreken tijdseenheden en conform de (gewone) basisuurtarieven aangerekend. Indien echter een verplaatsing nodig is die minder dan 20 km bedraagt, te rekenen vanaf de zetel van de Vennootschap, zal de Vennootschap hiervoor in principe louter een marktconforme kilometervergoeding aanrekenen (dewelke in ieder geval niet lager zal zijn dan 0,50 EUR / km, excl. BTW) op basis van het principe ‘heen- en terug’. Eventuele uitzonderlijke verplaatsingstijd (e.g. ingevolge file) en parkeerkosten kunnen steeds bijkomend worden aangerekend.
3.4 Indexatie
De Vennootschap heeft het recht om in de maand januari van ieder jaar de overeengekomen tarieven / vergoedingen te indexeren op grond van de evolutie van de index der consumptieprijzen volgens de volgende formule (zonder dat de indexatie ooit negatief zal zijn):
“aangepast tarief of vergoeding = [oorspronkelijk tarief of vergoeding x nieuw indexcijfer] / [oorspronkelijk indexcijfer]”
Het nieuwe indexcijfer is het indexcijfer van de maand december die onmiddellijk voorafgaat aan het tijdstip waarop de aanpassing van het tarief of de vergoeding gebeurt (bij een aanpassing op 1 januari van jaar x betreft het dus het indexcijfer van de maand december van het jaar x-1).
Het oorspronkelijke indexcijfer is het indexcijfer van december 2024.
4 Facturatie en betaling
4.1 Algemeen
Facturen worden betaald op de zetel van de Vennootschap binnen acht (8) kalenderdagen volgend op de factuurdatum, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders overeengekomen.
Onverminderd enige andere bepalingen van deze Voorwaarden, dienen facturen op straffe van verval gedetailleerd, gemotiveerd en bij aangetekend schrijven met kopie per e-mail geprotesteerd worden binnen acht (8) kalenderdagen na factuurdatum, bij gebreke waarvan zij geacht worden te zijn aanvaard.
4.2 Deelleveringen en voorschot
De Vennootschap kan deelleveringen uitvoeren dan wel gevraagde diensten gedeeltelijk uitvoeren en deze werkzaamheden factureren.
De Vennootschap kan op elk moment een voorschot voor de Diensten vragen om pas haar Diensten aan te vatten respectievelijk voort te zetten of kosten voor te schieten na de betaling ervan. Een voorschot is een forfaitair bedrag dat de Klant aan de Vennootschap moet betalen voorafgaand aan een gedetailleerde tussentijdse factuur of eindfactuur. In de afrekening wordt rekening gehouden met de reeds aangerekende voorschotten.
4.3 Laattijdige betaling
In geval van laattijdige betaling, zelfs gedeeltelijk, heeft de Vennootschap, zonder voorafgaande ingebrekestelling, het recht de overeenkomst met de Klant te beëindigen dan wel de uitvoering van de overeenkomst op te schorten tot op het moment van volledige betaling van alle openstaande en/of vervallen en/of niet-geprotesteerde facturen door de Klant, zonder dat de Klant voor een eventuele onderbreking in de Diensten enige schadevergoeding kan eisen.
Bij gebreke aan integrale betaling van één factuur op haar vervaldag, worden de openstaande en nog niet vervallen facturen bovendien met onmiddellijke ingang en zonder voorafgaande ingebrekestelling integraal opeisbaar ten aanzien van de Klant en vervallen alle in voorkomend geval toegestane kortingen.
Laattijdige betaling van facturen door de Klant brengt tevens van rechtswege een verhoging van het factuurbedrag met zich mee met een interest conform de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties (zoals gewijzigd van tijd tot tijd) en dit vanaf de vervaldatum van de factuur. Indien de Klant een Consument is, zal de wettelijke interest van toepassing zijn, vermeerderd overeenkomstig artikel XIX. 4, 1° WER.
Vanaf de vervaldag van de factuur wordt het factuurbedrag bovendien van rechtswege verhoogd met een forfaitaire schadeloosstelling van 12,5 % van het openstaande factuurbedrag, met een minimum van 125,00 EUR, om onder meer de invorderingskosten die de Vennootschap oploopt, te dekken. Dit onverminderd het recht van De Vennootschap om daarnaast haar hogere schade te bewijzen en bijkomende schadeloosstelling van de Klant te vorderen.
Indien de Klant een Consument is, kan de Vennootschap de voormelde remedies slechts uitvoeren mits voorafgaande ingebrekestelling van de Consument (cf. de dwingendrechtelijke bepalingen van boek XIX WER).
Indien de Klant een Consument is, (i) wordt de forfaitaire schadeloosstelling bepaalt overeenkomstig artikel XIX.2° WER en (ii) gelden voormelde interesten en schadevergoeding mutatis mutandis in het voordeel van de Consument in relatie tot openstaande bedragen door de Vennootschap aan de Consument verschuldigd.
Voorgaande onverminderd enige andere wettelijke of contractuele remedies die de Vennootschap zou kunnen uitoefenen ingeval van gehele of gedeeltelijke laattijdige betaling.
5 Aangestelden, exclusiviteit en niet-afwerving
5.1 Uitvoering door een Aangestelde
Indien het voor de uitvoering van de Diensten noodzakelijk, nuttig of aangewezen is dat een beroep gedaan wordt op een Aangestelde (e.g. een andere gelijkaardige dienstverlener, gerechtsdeurwaarder of vertaler), laat de Klant de keuze daarvan aan de Vennootschap, tenzij de Klant zich hiertegen uitdrukkelijk verzet. Hetzelfde geldt voor het uitvoeren van eenvoudige taken (e.g. het (laten) neerleggen van een procedureakte, jaarrekening, …) op locatie door een plaatselijke Aangestelde.
De inschakeling van derden gebeurt in naam en voor rekening van de Klant, die geacht wordt rechtstreeks met deze derden te hebben gecontracteerd. De vergoedingen en kosten van deze derden zijn integraal ten laste van de Klant en zullen in de regel rechtstreeks door de Klant betaald moeten worden aan deze derden. Indien zij door de Vennootschap voorgeschoten zouden worden, zullen zij worden doorgerekend aan de Klant.
5.2 Niet-afwerving
De Klant, die zich in deze tevens sterk maakt voor de met hem of haar verbonden personen en vennootschappen in de zin van artikel 1:20 van het Wetboek vennootschappen en verenigingen en voor haar bestuurders, verbindt er zich toe om, rechtstreeks of onrechtstreeks, tijdens de overeenkomst tot levering van Diensten, en tijdens een periode van vierentwintig (24) maanden daarop volgend, geen personeel, medewerkers of Aangestelden van de Vennootschap in dienst te nemen of om er een zelfstandige samenwerking mee aan te gaan, op straffe van een schadevergoeding die in gemeen overleg tussen de Klant en de Vennootschap wordt begroot op een forfaitair bedrag van 50.000 EUR per vastgestelde inbreuk, onverminderd het recht van de Vennootschap om haar hogere schade te bewijzen en bijkomende schadeloosstelling van de Klant te vorderen en/of enige andere wettelijke of contractuele remedies die de Vennootschap toekomen.
5.3 Exclusiviteit
De Klant verbindt zich ertoe de Diensten waarvoor zij de Vennootschap aangesteld heeft niet zelf (direct dan wel indirect) dan wel door een ander te laten uitvoeren, tenzij mits voorafgaande schriftelijke toestemming van de Vennootschap, dewelke niet onredelijk weerhouden zal worden.
6 Duur, beëindiging en schorsing
6.1 Algemeen
De overeenkomst tot levering van Diensten wordt geacht te zijn aangegaan voor een periode zoals schriftelijk overeengekomen, bij gebreke waarvan zij geacht wordt te zijn aangegaan voor onbepaalde duur.
6.2 Beëindiging
Onverminderd de gemeenrechtelijke beëindigingswijzen en bepalingen in deze Voorwaarden (e.g. de mogelijkheid voor de Vennootschap om haar werkzaamheden te schorsen zoals voormeld) hebben zowel de Klant als de Vennootschap het recht om de overeenkomst te allen tijde met onmiddellijke ingang en zonder motivering te beëindigen mits inachtneming van een opzegtermijn van één maand.
Bovendien zullen beide partijen steeds het recht hebben om
de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen ingeval van ernstige wanprestatie door de andere partij, op voorwaarde dat hij of zij daarvoor in gebreke werd gesteld en deze wanprestatie niet volledig heeft geremedieerd binnen de vijf (5) werkdagen.
De Klant is verplicht om alle werkzaamheden en kosten tot op de datum van beëindiging van de overeenkomst te voldoen. De Vennootschap maakt in voorkomend geval een factuur op voor alle werkzaamheden en kosten tot op de datum van beëindiging van de overeenkomst en bezorgt deze aan de Klant. De Vennootschap bezorgt de Klant op eerste verzoek diens dossier terug.
De Vennootschap is niet aansprakelijk voor schade die zou voortvloeien uit de beëindiging van de overeenkomst tussen haar en de Klant, tenzij zij omwille van ernstige niet-nakoming lastens haar ontbonden zou worden.
De Klant is als enige verantwoordelijk voor de agendering van verjarings- en vervaltermijnen zowel tijdens als na de Diensten en werkzaamheden van de Vennootschap.
6.3 Verbrekingsbeding
Indien de Klant de overeenkomst met de Vennootschap verbreekt of annuleert, is behoudens ingeval van overmacht een forfaitaire verbrekingsvergoeding verschuldigd ten bedrage van 20% van het totaalbedrag van de prijs voor de uit te voeren werkzaamheden.
Indien de Vennootschap zelf de overeenkomst met de Klant beëindigd, is de Klant voor zover deze een Consument is, behoudens ingeval van overmacht, eveneens gerechtigd op een forfaitaire vergoeding gelijk aan 5% van de prijs voor de uit te voeren werkzaamheden.
Voorgaande doet geen afbreuk aan de overige artikelen van deze Voorwaarden, in het bijzonder maar niet beperkt tot dit artikel 6.
7 Archivering
De Klant is als enige verantwoordelijk voor het bijhouden en archiveren van diens documenten. De Klant verbindt zich ertoe alle documenten die direct dan wel indirect betrekking hebben op de Diensten te archiveren na beëindiging van elke opdracht en deze vervolgens te bewaren voor de wettelijke periode en in ieder geval niet minder dan vijf jaar.
Originele documenten zullen in voorkomend geval aan de Klant terugbezorgd worden en dienen desgevallend door hem of haar gearchiveerd te worden.
In het licht van voorgaande zal aan de Vennootschap in principe toegang worden verleend tot een online account en/of e-mailadres van de Klant .
8 Aansprakelijkheid
8.1 Algemeen
Alle contractuele verplichtingen van de Vennootschap zijn inspanningsverbintenissen.
Binnen de perken van wat wettelijk toegestaan is, (1) gelden in de verhouding tussen de Klant en de Vennootschap uitsluitend de regels van de contractuele aansprakelijkheid, met uitdrukkelijke uitsluiting van de regels van de buitencontractuele aansprakelijkheid, en (2) is een beroep door de Klant op de regels van de buitencontractuele aansprakelijkheid ten aanzien van de hulppersonen ingeschakeld door de Vennootschap (met inbegrip van haar aandeelhouders, partners, bestuurders en mandatarissen, alsook Aangestelden en alle andere hulppersonen waarop de Vennootschap een beroep doet) uitdrukkelijk uitgesloten. In die zien kan de Klant aldus, in geval van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de Diensten van de Vennootschap (daaronder ook begrepen beroepsfouten van de Aangestelden en alle andere hulppersonen die hun diensten verrichten in naam en voor rekening van de Vennootschap) uitsluitend de Vennootschap op contractuele grondslag aansprakelijk stellen, maar kan de Klant niet op contractuele grondslag en ook niet op buitencontractuele grondslag de aandeelhouders / partners van de Vennootschap, de aandeelhouders, bestuurders en/of mandatarissen van de Vennootschap, noch haar Aangestelden en andere hulppersonen waarop de Vennootschap een beroep doet, aansprakelijk stellen.
8.2 Beperking
De aansprakelijkheid van de Vennootschap is beperkt tot de totale prijs die door de Klant aan de Vennootschap werd betaald voor de Diensten over de laatste drie (3) maanden voorafgaand aan het schade verwekkend feit.
Onverminderd voorgaande is de aansprakelijkheid van de Vennootschap voor iedere schade als gevolg van een haar toerekenbare tekortkoming (ongeacht de zwaarte) in ieder geval beperkt tot het bedrag waarvoor zij verzekeringsdekking geniet. De Klant kan aldus geen aanspraak maken op een schadevergoeding (in hoofdsom, interesten en/of kosten) die groter is dan het bedrag dat door de verzekeraar van de Vennootschap wordt uitgekeerd voor het schadegeval vermeerderd met de gebeurlijke vrijstelling die de verzekeraar krachtens de verzekeringsovereenkomst ingehouden heeft.
De Vennootschap kan nooit aansprakelijk worden gesteld voor onrechtstreekse schade of gevolgschade (waaronder maar niet beperkt tot imagoschade, winstverlies, morele schade, product recall, enz.) noch voor schade of defecten ten gevolge van handelingen gesteld door de Klant, richtlijnen of (defect) materiaal gegeven of ter beschikking gesteld door de Klant en/of schade te wijten aan de ouderdom of slechte toestand van gebouwen, installaties, meubilair, materieel, verkeerde informatie, enz.
De Vennootschap is in het algemeen niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van de niet naleving door de Klant van de verbintenissen van de Klant, in het bijzonder diegene opgesomd in deze Voorwaarden.
8.3 Meldings- en schadebeperkingsplicht
De Klant dient elk geval van schade op straffe van verval van aansprakelijkheid te melden binnen een termijn van drie (3) werkdagen volgend op het tijdstip waarop de betrokken Diensten aan de Klant werden geleverd, onverminderd haar eigen schadebeperkingsplicht, schriftelijk, per aangetekend schrijven, gericht aan de zetel van de Vennootschap en met een gedetailleerde en geïllustreerde omschrijving van de schade. Indien de Klant een Consument is, wordt de meldingstermijn voor schade verlengd tot tien (10) kalenderdagen.
8.4 Vrijwaring en Aangestelden
De Klant vrijwaart de Vennootschap voor enige aanspraken van derden die het direct dan wel indirect gevolg zijn van de uitoefening van de Diensten.
De Vennootschap kan niet aansprakelijk gesteld worden voor gebeurlijke tekortkomingen van dienstverleners van andere beroepscategorieën, die door haar met medeweten van de Klant worden ingeschakeld, zelfs niet indien deze personen hun vergoeding en kosten aan de Vennootschap zouden aanrekenen en/of deze ingeschakelde personen juridisch als een hulppersoon van de Vennootschap aangezien zouden worden. De Vennootschap kan immers niet instaan voor de competenties van ingeschakelde personen die niet haar eigen competenties zijn. De Vennootschap kan ook niet aansprakelijk gesteld worden voor de keuze van personen die door haar of door de Klant op haar aanraden worden ingeschakeld. Het staat de Client vrij rechtstreeks met deze ingeschakelde personen contractuele afspraken (over hun aansprakelijkheid) te maken.
8.5 Interpretatie
De voormelde beperkingen van aansprakelijkheid van de Vennootschap zijn niet van toepassing voor schade die veroorzaakt is ingeval van fraude, opzet of bedrog van de Vennootschap.
De beperkingen van aansprakelijkheid waarin dit artikel voorziet, zullen steeds geïnterpreteerd worden in de zin dat zij rechtsgeldig zijn. Ingeval een beperking van aansprakelijkheid waarin dit artikel voorziet in bepaalde hypotheses niet rechtsgeldig zou zijn, zal dergelijke hypothese geacht worden niet bedoeld te zijn.
9 (Intellectuele) eigendom
9.1 Intellectuele eigendom
Het is de Klant niet toegestaan om de door de Vennootschap gemaakte adviezen, nota’s, contracten, processtukken, documenten en alle andere intellectuele werkzaamheden ongeacht in welke vorm, zonder haar voorafgaande schriftelijke toestemming, zelf of met behulp van derden te verveelvoudigen, openbaar te maken of op welke wijze ook te gebruiken, anders dan in het kader van de aan de Vennootschap toegekende Diensten.
De Vennootschap is en blijft eigenaar van alle intellectuele eigendomsrechten en alle knowhow met betrekking tot door haar geleverde Diensten (merk, patent, auteursrecht, model, studies, plannen, documenten, schetsen, tekeningen, stalen, ontwerpen …). In geen geval zal er enige overdracht van dergelijke intellectuele eigendomsrechten door de Vennootschap aan de Klant zijn.
De Klant is aansprakelijk voor enig misbruik in dit verband.
9.2 Eigendomsvoorbehoud
Bestelde en geleverde producten en goederen blijven eigendom van de Vennootschap totdat de volledige prijs ervan, inclusief eventuele interesten en schadevergoedingen, is betaald.
10 Vertrouwelijkheid
De Klant, die zich in deze tevens sterk maakt voor de met haar verbonden vennootschappen en personen, en de Vennootschap verbinden zich tot geheimhouding omtrent alle vertrouwelijke informatie waarover zij in het kader van de uitvoering van de Diensten beschikken, gedurende de overeenkomst en tot vijf (5) jaar na de beëindiging ervan.
Als vertrouwelijke informatie geldt in ieder geval: alle informatie die in het kader van de Diensten bij de andere partij bekend wordt, informatie welke naar de aard als vertrouwelijk dient te worden aangemerkt, waaronder mede verstaan maar niet beperkt tot de door de Klant verstrekte persoonsgegevens, of informatie door één der partijen als zodanig is aangeduid. Indien de partijen bij het aangaan van de samenwerking een geheimhoudingsovereenkomst ondertekenden, dan gelden de bepalingen van die overeenkomst onverkort. Onverminderd het voorgaande geldt de geheimhoudingsplicht niet voor vertrouwelijke informatie (i) ten aanzien waarvan de ontvangende partij kan aantonen dat zij op het moment van verstrekking reeds rechtmatig in haar bezit of openbaar was zonder haar eigen toedoen, (ii) die op grond van wet- of regelgeving, een bindend verzoek of bevel van een bevoegde toezichthouder, rechter of andere overheidsinstantie of ter uitoefening van het recht op verdediging in gerechtelijke procedures, noodzakelijk openbaar wordt gemaakt, of (iii) waarvan de andere partij heeft aangegeven dat deze kan worden gedeeld of die noodzakelijkerwijs moet worden gedeeld in het kader van de Diensten.
11 Persoonsgegevens - GDPR
De Vennootschap verricht geen verwerkingen van persoonsgegevens namens of in opdracht van de Klant en er rust op de Vennootschap geen enkele verplichting die eigen is aan de rol van verwerker of DPO.
Voor zover de Vennootschap in het kader van de dienstverlening incidenteel toegang krijgt tot persoonsgegevens die door of namens de Klant worden verwerkt, zal dit worden beschouwd als loutere toevallige of ondergeschikte toegang die geen verwerkingsrelatie in de zin van artikel 28 AVG tot stand brengt; de Vennootschap zal in dat geval passende vertrouwelijkheidsverplichtingen naleven en geen persoonsgegevens verwerken voor andere doeleinden dan strikt noodzakelijk voor het verlenen van de overeengekomen diensten.
De Klant blijft te allen tijde als verwerkingsverantwoordelijke volledig en zelfstandig verantwoordelijk voor de naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming, waaronder doch niet beperkt tot: het beschikken over een geldige rechtsgrond voor iedere verwerking; het correct informeren van betrokkenen; het faciliteren en afhandelen van rechten van betrokkenen; het uitvoeren van passende technische en organisatorische maatregelen; het uitvoeren van DPIA’s waar vereist; het melden van datalekken aan de bevoegde autoriteiten en betrokkenen; en het aanstellen van een DPO indien en voor zover wettelijk verplicht. Indien en voor zover de Klant de Vennootschap verzoekt persoonsgegevens te verwerken op een wijze die de Vennootschap redelijkerwijs kan kwalificeren als een verwerkersactiviteit, zal de Vennootschap gerechtigd zijn dit te weigeren totdat een verwerkersovereenkomst is gesloten die voldoet aan de AVG-vereisten.
De Klant vrijwaart en verdedigt de Vennootschap tegen, en stelt de Vennootschap schadeloos voor, alle aanspraken, vorderingen, boetes, sancties, schade en kosten (met inbegrip van redelijke kosten voor rechtsbijstand) die voortvloeien uit of verband houden met: (i) de niet-naleving door de Klant van de AVG of enige andere toepasselijke privacy- of gegevensbeschermingswetgeving; (ii) onjuiste of onvolledige instructies of informatie die door de Klant aan de Vennootschap is verstrekt; en/of (iii) de kwalificatie- of rolverwachting van de Klant die strijdig is met deze clausule.
Niets in deze Overeenkomst zal worden uitgelegd als het aanwijzen van de Vennootschap als functionaris voor gegevensbescherming (DPO), verwerker of subverwerker, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen en in overeenstemming met de AVG (met inbegrip van het sluiten van een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG).
De Klant staat er jegens de Vennootschap voor in en garandeert dat alle (persoons)gegevens die hij aanlevert rechtmatig zijn verkregen en door hem mogen worden verwerkt, dat hij voldoet aan zijn informatie- en transparantieverplichtingen, en dat een geldige rechtsgrond aanwezig is. De Klant zal de Vennootschap vrijwaren en schadeloosstellen voor alle aanspraken, boetes, kosten en uitgaven die voortvloeien uit schendingen van voormelde verplichtingen die aan de Klant toerekenbaar zijn.
12 Witwaspreventie en beroepsgeheim
In het kader van de antiwitwaswetgeving de Vennootschap diverse witwaspreventieverplichtingen te vervullen. Onder andere dienen wij onze Klanten te identificeren, Klantgegevens te verifiëren, algemene en Klant specifieke risico’s te beoordelen, permanent waakzaam te zijn en ons interne procedures eigen te maken om toe te zien op de naleving van de antiwitwaswetgeving.
Zo dienen wij de Klant evenals, in voorkomend geval, diens uiteindelijke begunstigden (‘UBO’s’) en mandatarissen, precies te identificeren en hun identiteit te verifiëren.
De Klant zal hiertoe onmiddellijk en spontaan alle benodigde / gevraagde (identiteits)gegevens van hemzelf en, in voorkomend geval, van zijn UBO’s en zijn mandatarissen, bezorgen en staven aan de hand van officiële documenten, onverminderd het recht van de Vennootschap om zelf de nodige gegevens te verzamelen. Eveneens zal de Klant de Vennootschap er onmiddellijk en spontaan van op de hoogte brengen indien hijzelf of, in voorkomend geval, één of meer van zijn uiteindelijke begunstigden, een politiek prominente persoon (“PPP”), een familielid van een politiek prominente persoon of persoon bekend als naaste geassocieerde van een politiek prominente persoon is of wordt.
De Klant zal, telkens een gegeven dat hij aan de Vennootschap verstrekt heeft zou wijzigen (m.i.v. de identiteit van zijn uiteindelijke begunstig de(n)), onmiddellijk en spontaan de bijgewerkte / geactualiseerde gegevens en de nodige stavingstukken aan de Vennootschap bezorgen
13 Elektronische ondertekening
Partijen komen overeen dat (i) elektronische handtekeningen die kwalificeren als een gewone, geavanceerde of een gekwalificeerde elektronische handtekening onder de eIDAS Verordening (Verordening (EU) nr. 910/2014) of (ii) scans van de ondertekende handtekeningpagina van deze Voorwaarden bezorgd via e-mail in .pdf-formaat, dezelfde bewijswaarde zullen hebben als een origineel papieren exemplaar met een handgeschreven handtekening.
14 Inlichtingen en communicatie
De Klant erkent en bevestigt dat hij voorafgaand aan het aangaan van de overeenkomst met de Vennootschap voldoende geïnformeerd is over de inhoud, de voorwaarden en de consequenties van de Diensten. De Klant erkent en bevestigt dat hij de gelegenheid heeft gehad om alle vragen te stellen die hij nuttig achtte en dat deze vragen naar tevredenheid zijn beantwoord.
Over elk beding van deze Voorwaarden kan onderhandeld worden. De Klant erkent en bevestigt dat hij de gelegenheid heeft gehad om deze Voorwaarden te bespreken en te laten aanpassen indien nodig, voorafgaand aan het aangaan van de overeenkomst met de Vennootschap.
De Klant erkent en aanvaardt dat de vastgestelde tarieven het resultaat zijn van een evenwichtige afweging van de wederzijdse rechten en verplichtingen van de partijen, inclusief maar niet beperkt tot de hierin opgenomen aansprakelijkheidsbeperkingen. De tariefstelling en de andere afspraken in deze Voorwaarden weerspiegelen hiermee een billijke balans tussen de belangen van de partijen.
De Klant erkent en aanvaardt dat alle communicatie met hem of haar rechtsgeldig kan worden gericht op het e-mailadres dat de Klant gebruikt om met de Vennootschap te communiceren.
15 Deelbaarheid en tegenstrijdigheid
Indien één of meerdere bedingen van deze Voorwaarden nietig, ongeldig, onuitvoerbaar of onafdwingbaar zouden zijn, tast dit de geldigheid, de uitvoerbaarheid en de afdwingbaarheid van de andere bedingen van deze Voorwaarden niet aan.
Indien een bepaling in een specifieke hypothese ongeldig zou zijn, maar in een andere hypothese wel geldig zou zijn, zal de specifieke hypothese waarin het beding ongeldig is geacht worden niet bedoeld te zijn.
Indien één of meerdere bedingen van deze Voorwaarden enige wettelijke beperking zou overschrijden, zal de betreffende bepaling of het gedeelte ervan niet nietig of ongeldig zijn, maar automatisch worden verminderd of beperkt tot het maximum dat is toegestaan onder het toepasselijke recht, onverminderd wat volgt.
Verder engageren de partijen zich om een nietig, ongeldig, onuitvoerbaar of onafdwingbaar beding in onderling overleg onverwijld te vervangen door een beding dat de strekking van het oorspronkelijk beding zoveel mogelijk benadert.
Indien de vervanging van het beding niet mogelijk is, zal het gemeen recht gelden.
In geval van tegenstrijdigheid tussen verschillende taalversies van onderhavige Voorwaarden primeert de Nederlandse tekst, die de enige authentieke is.
16 Recht -en forumkeuze
Alle overeenkomsten tussen de Vennootschap en Klant (incl. haar totstandkoming, uitlegging, uitvoering, beëindiging en (post- dan wel buitencontractuele) gevolgen) zijn uitsluitend onderworpen aan het Belgisch recht.
De rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Mechelen zijn exclusief bevoegd om geschillen te beslechten met betrekking tot deze Voorwaarden.
Indien de Klant een Consument is, worden de geschillen met betrekking tot deze Voorwaarden exclusief beslecht door de bevoegde rechter van de woonplaats van de Consument.